الصفحة الرئيسية › استخدام موادنا › دليلك السريع لإدارة الوقت في مكان العمل
قم بتنمية مكان عمل منتج من خلال التدريب على إدارة الوقت.
دليلك السريع لإدارة الوقت في مكان العمل.
وجد استطلاع حديث أجرته أكاديمية التنمية أن 82٪ من الناس ليس لديهم نظام إدارة الوقت.
الأرقام مذهلة عندما تفكر في الفوائد. تمنحنا الإدارة الجيدة للوقت جودة محسّنة للعمل، وثقة أفضل، وتقليل التوتر، وتزيد من إمكانية تطوير آفاق حياتنا المهنية. لذلك فلا عجب أنها مهارة شخصية ذات أولوية قصوى.
تتطلب ممارسة إدارة الوقت التركيز والتخطيط الواعي للمساعدة في استعادة السيطرة على يومك المشغول وقهر الأهداف. غالبًا ما يتم تقديم التحديات في مكان العمل، مما قد يؤثر على قدرتنا على الاستفادة المثلى من وقتنا. ومع ذلك، بمساعدة تحديد الأولويات وتحديد الأهداف والتنظيم المناسب للعقل والفضاء من حولنا، نحن قادرون على التغلب على حواجز إدارة الوقت.
سيزود التدريب على إدارة الوقت المتدربين بالاستراتيجيات المناسبة لزيادة الإنتاجية الشخصية والمهنية، بالإضافة إلى تعلم كيفية العمل بشكل أكثر ذكاءً. مهارات إدارة الوقت الاستثنائية لها تأثير قوي على تشكيل عمل منظم وناجح.
يوجد أدناه دليلنا السريع حول إدارة الوقت في مكان العمل.
اكتشاف إيقاع إنتاجيتك
إن اكتشاف إيقاع إنتاجيتك الشخصية له تأثير قوي على كيفية تعظيم عبء العمل اليومي لديك، وتحسين إدارة الوقت بشكل عام. سيقيس إيقاع الإنتاجية لديك كيف ومتى وأين تكون أكثر إنتاجية، ويمكنك استخدام هذه الدورات لصالحك لتحقيق أقصى استفادة من وقتك.
سيسمح لك تحديد قممك في مستويات الطاقة والتركيز باتخاذ خيارات أفضل طوال يوم عملك المزدحم، بالإضافة إلى إبقائك على المسار الصحيح. من أجل العثور على إيقاع إنتاجيتك بشكل فعال، من المهم أولاً أن تأخذ الوقت الكافي للاستثمار في نفسك وعاداتك الحالية.
تتقلب مستويات الطاقة طوال فترة يوم العمل. من المفيد جدًا تحديد أولويات مهامك بناءً على مستويات الطاقة هذه. ترتبط هذه الأنماط بالقدرة على استخدام قوة الدماغ والتفكير بوضوح. غالبًا ما يتم استخدام المصطلحين "أشخاص الصباح" و "بومة الليل" لوصف ساعات المرء الأكثر إنتاجية. تختلف أنماط مستويات الطاقة لكل فرد بناءً على عوامل مختلفة، بما في ذلك النظام الغذائي أو النوم أو الإجهاد العاطفي. بمجرد تحديد أوقات ذروة الأداء، يمكنك جدولة مهامك اليومية بشكل أفضل.
من المهم مطابقة العمل ذي الأولوية القصوى مع أوقات ذروة الأداء، بما في ذلك المهام التي تتطلب التفكير النقدي أو حل المشكلات. وبالمثل، يمكنك تعيين مهامك الأقل تعقيدًا للساعات التي تعرف أنك ستكون أقل تفاعلًا أو تركيزًا. ستسمح لك معرفة طاقتك بتمهيد الطريق لكيفية أداء مهامك اليومية والسعي إلى نتائج أفضل.
تنظيم المهام الخاصة بك
يعد تجميع الوقت نظامًا إنتاجيًا رائعًا لتحسين التركيز وبناء هيكل في مهامك اليومية. بخلاف تعدد المهام، يتضمن هذا الأسلوب تجميع المهام المتشابهة معًا وتنظيم فترات زمنية مخصصة لإكمال هذه المهام دون انقطاع. سيوفر التجميع الزمني التركيز دون كسر سير العمل، وسيقضي على تعدد المهام.
تعد ممارسة تجميع الوقت مفيدة للجميع - سواء كنت تواجه صعوبة في التركيز على مهمة ما، أو لديك العديد من الاضطرابات في مكان عملك، أو تشتت انتباهك بسهولة، أو كنت تبحث ببساطة عن يوم مثمر.
تجميع الوقت هو عملية بسيطة للتنفيذ. للبدء، ابدأ بإنشاء قائمة مهامك. باستخدام هذه القائمة، حدد المهام المرتبطة ببعضها البعض و "تجميعها" معًا وفقًا لجدولك الزمني. فكر في المهام التي سيكون من الواقعي القيام بها بعد الأخرى. من المهم أن تتذكر أن الأطر الزمنية لهذه المهام يجب أن تكون واقعية، وإذا لزم الأمر، يمكن تقسيم المشاريع الأطول إلى مجموعات تجميع منفصلة، للسماح بفواصل التجديد أو الهواء النقي.
يمكن أن تكون المشاريع الكبيرة في بعض الأحيان مربكة للغاية بحيث يصعب التخطيط لبدئها. تعتبر تقنية إدارة الوقت قطع Chunk و الحظرBlock ومعالجة Tackle مثالية لتولي هذه الوظائف. ما عليك سوى تقسيم المشروع إلى أجزاء يمكن إدارتها، وخصص وقتًا للعمل في المشروع، ثم معالجته بتركيز أحادي.
قطعة : قسِّم المشاريع الكبيرة إلى مهام محددة يمكن إكمالها في أقل من 15 دقيقة.
الحظر: بدلاً من جدولة المشروع بأكمله دفعة واحدة، حدد أوقاتًا محددة لإكمال أجزاء معينة في وقت مبكر من اليوم قدر الإمكان. يجب أن يسمح لك هذا بتجاهل معظم الانقطاعات والتركيز على هذه المهمة فقط.
معالجة: تعامل الآن مع المهمة المحددة، مع التركيز فقط على هذه المهمة بدلاً من المشروع ككل. بمجرد الانتهاء، ستشعر بإحساس الإنجاز من إحراز تقدم في المشروع.
الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة
الأفراد الأكثر إنتاجية هم أولئك الذين يتمتعون بالتوازن. يتضمن التوازن بين العمل والحياة إعطاء الأولوية للمتطلبات في الحياة الشخصية للفرد في المنزل، وكذلك المتطلبات في مكان العمل. هذا لا يعني توازنًا متساويًا للوقت بين العمل والمنزل، بل يعني إعطاء الأولوية لما هو مهم خلال تلك الفترة. يجب تخصيص وقت العمل للمهام الأساسية لحياتك المهنية، بينما يجب تخصيص وقت المنزل لوقت الأسرة أو الوقت الشخصي.
القدرة على قول " لا " هي أداة قوية لإدارة الوقت. في بعض الأحيان، قد تكون الطلبات من الآخرين مهمة وتحتاج إلى اهتمام فوري. ومع ذلك، غالبًا ما تتعارض هذه الطلبات مع قيمنا وتستغرق وقتًا بعيدًا عن العمل على تحقيق أهدافك. حتى لو كان شيئًا نرغب في القيام به ولكن ليس لدينا الوقت له، فقد يكون من الصعب جدًا رفضه. تتمثل إحدى الطرق للتعامل مع هذه الأنواع من الانقطاعات في استخدام "الرفض الإيجابي"، والذي يأتي في عدة أشكال.
قل لا، متبوعًا بشرح صادق، مثل، "أنا غير مرتاح لفعل ذلك لأن ..."
قل لا ثم وضح أسبابك بإيجاز دون تقديم أعذار. هذا يساعد المستمع على فهم موقفك بشكل أفضل. مثال: "لا يمكنني الآن لأن لدي مشروعًا آخر من المقرر أن يحل موعده الساعة 5 مساءً."
قل لا، ثم أعط بديلاً. مثال: "ليس لدي وقت اليوم، ولكن يمكنني تحديد موعده ليوم الغد".
كرر الطلب بعاطفة بكلماتك الخاصة، ثم قل لا. مثال: "أتفهم أنك بحاجة إلى تقديم هذه الأوراق على الفور، لكنني لن أتمكن من تقديمها لك."
قل نعم، وضح تفكيرك في عدم القيام بذلك، وقدم حلاً بديلاً. مثال: "نعم، أرغب في مساعدتك بتقديم هذه الأوراق، لكن ليس لدي وقت حتى صباح الغد."
قدم رفضًا حازمًا وكرره بغض النظر عما يقوله الشخص. قد يكون هذا النهج أكثر ملاءمة مع الأشخاص العدوانيين أو المتلاعبين ويمكن أن يكون إستراتيجية فعالة للتحكم في عواطفك. مثال: "أفهم ما تشعر به، لكنني لن [أو لا أستطيع] ..." تذكر أن تظل مركزًا ولا تنحرف عن الاستجابة للقضايا الأخرى.
كن محترمًا لوقتك. غالبًا ما يؤدي ضعف التوازن بين العمل والحياة إلى العمل لساعات أطول وزيادة المسؤوليات وفرصة أكبر للإرهاق. يمكن أن يكون هذا بسيطًا مثل أخذ فترات راحة منتظمة طوال اليوم.
خلق بيئة عمل منتجة
لكي تكون أكثر إنتاجية، تحتاج إلى إنشاء بيئة عمل إيجابية تساعد على إنجاز عملك. وهذا يعني القضاء على أي مصادر تشتت خارجية في مكان العمل تؤدي إلى التسويف.
ببساطة، فإن التسويف سوف يغذي المشتتات. يمكن أن تحدث العديد من عوامل التشتيت في بيئة العمل والتي يمكن أن تلحق الضرر بجداولنا اليومية. على الرغم من أن عوامل التشتيت في مكان العمل أمر لا مفر منه، إلا أن هناك طرقًا لتحسين مساحة العمل الخاصة بك لتقليل تأثير الانحرافات.
فيما يلي أمثلة على عوامل تشتت الانتباه في مكان العمل، بالإضافة إلى حلول لاستعادة التركيز.
ضجيج المكتب: من الأفضل أن تغلق بابك لمنع ضوضاء المكتب إذا كان ذلك ممكنًا. البديل عن ذلك هو ارتداء سماعات مع ضوضاء بيضاء أو موسيقى شخصية.
زملاء العمل الثرثارة والنميمة: تجنب المشاركة في النميمة في مكان العمل. يعد ارتداء سماعات الرأس إشارة رائعة إلى أنك لست مستعدًا لإجراء محادثة. حاول إجراء محادثة مع زملائك في العمل حول كيفية تأثير هذه المحادثات على عملك.
الهواتف الذكية: ضع هاتفك في وضع "عدم الإزعاج"، أو ضع هاتفك في مكان آخر.
وسائل التواصل الاجتماعي: اجعل الوصول إليها بعيدًا عن طريق أدوات حظر مواقع الويب.
البريد الإلكتروني: عيّن أوقاتًا معينة للرد على بريدك الإلكتروني
الجوع: تأكد دائمًا من وجود خيارات صحية للوجبات الخفيفة في متناول اليد.
تعد إدارة سير العمل أمرًا ضروريًا لتحسين المشروع وتقديمه. يضمن مجموعة منظمة من الأنشطة، والتحكم في تدفق العمل أمامك. تسلط إدارة مكان العمل الضوء على التركيز على مهمة واحدة في كل مرة. يتفق العديد من خبراء إدارة الوقت على أن الأشخاص الأكثر فاعلية يتصرفون على عنصر ما في المرة الأولى التي يتم لمسه فيها.
خاتمة
هل أنت مستعد لزيادة إنتاجية المتدرب؟ المفتاح هو تدريب إدارة الوقت! ابدأ اليوم مع ورشة عمل إدارة الوقت المحدثة حديثًا.
كيف تدير وقتك في مكان العمل؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات أدناه!
الكلمات الدليلية: تدريب مدرب الأعمال، التدريب على مهارات العمل ، التدريب على الأعمال التجارية ، تدريب الشركات ، البرامج التعليمية ، التدريب على المهارات الشخصية، التدريب الناجح ، إدارة الوقت ، التدريب ، صناعة التدريب، مواد التدريب، الاحتياجات التدريبية