الصفحة الرئيسية › المــدونـة › استخدام موادنا وبرامجنا التدريبية
دليلك للتفويض في مكان العمل
أريد أن أعطيك القليل من الحقيقة القاسية.
بغض النظر عن مدى صعوبة عملك ، هناك الكثير الذي يمكنك إنجازه.
الجميع بحاجة إلى المساعدة والدعم ، ولا عيب في قبول قيودك وطلب المساعدة.
من أفضل الطرق للتغلب على هذا القيد تفويض عملك لأشخاص آخرين.
إذا قمت بذلك بشكل جيد ، فسوف تبني بسرعة فريقًا قويًا وناجحًا.
للوهلة الأولى ، قد يبدو التفويض وكأنه متاعب أكثر مما يستحق.
ومع ذلك ، من خلال التفويض الفعال ، يمكنك زيادة حجم العمل الذي يمكنك إنجازه بشكل كبير.
عندما تقوم بترتيب عبء العمل بحيث تعمل على المهام التي لها أولوية قصوى بالنسبة لك ، ويعمل أشخاص آخرون على مهام هادفة وصعبة ، يكون لديك وصفة للنجاح.
متى تفوض: إليك كيف تعرف
أحيانًا يكون من الصعب معرفة الوقت المناسب لتفويض مهامك. يسمح لك التفويض بالاستفادة القصوى من وقتك ومهاراتك ، ويساعد الأشخاص الآخرين في الفريق على النمو والتطور للوصول إلى إمكاناتهم الكاملة في المنظمة. التفويض هو وضع مربح للجانبين لجميع المعنيين ، ولكن فقط عندما يتم بشكل صحيح. ضع هذه المعايير في الاعتبار عند تحديد ما إذا كان يجب تفويض مهمة ما:
- يجب أن توفر المهمة فرصة لتنمية مهارات شخص آخر.
- وازن الجهد المبذول لتدريب شخص آخر بشكل صحيح مقابل عدد مرات تكرار المهمة.
- قد يؤدي تفويض بعض المهام الحرجة إلى تعريض نجاح مشروعك للخط.
- لا ينبغي تفويض مهام الإدارة ، مثل مراجعات الأداء والمهام المخصصة لك على وجه التحديد.
.
لمن تفوض؟
بمجرد أن تقرر تفويض مهمة ، فكر في المرشحين المحتملين لقبول المهمة. تتضمن الأشياء التي يجب التفكير فيها ما يلي:
- ما هي الخبرة والمعرفة والمهارات والسلوك الذي يمتلكه الشخص بالفعل؟
- ما هو التدريب أو المساعدة التي قد يحتاجون إليها؟
- هل لديك الوقت والموارد لتقديم أي تدريب مطلوب؟
- ما هو أسلوب العمل المفضل لدى الفرد؟ هل يقومون بعمل جيد بمفردهم أم أنهم يحتاجون إلى مزيد من الدعم والتحفيز؟ ما مدى استقلاليتهم؟
- ماذا يريدون من عملهم؟
- ما هي أهدافهم واهتماماتهم طويلة المدى ، وكيف تتوافق مع العمل المقترح؟
- ما هو حجم العمل الحالي لهذا الشخص؟ هل لدى الشخص الوقت الكافي للقيام بمزيد من العمل؟
- هل ستتطلب تفويض هذه المهمة إعادة خلط المسؤوليات وأعباء العمل الأخرى؟
عندما تبدأ في التفويض إلى شخص ما لأول مرة ، قد تلاحظ أنه يستغرق وقتًا أطول مما تفعله لإكمال المهام. هذا لأنك خبير في هذا المجال والشخص الذي فوضته لا يزال يتعلم. يجب أن تتحلى بالصبر. إذا اخترت الشخص المناسب لتفويضه ، وكنت تقوم بالتفويض بشكل صحيح ، فستجد أنه سريعًا يصبح كفؤًا وموثوقًا. أيضًا ، حاول التفويض إلى أدنى مستوى تنظيمي ممكن. الأشخاص الأقرب إلى العمل هم الأنسب للمهمة لأن لديهم المعرفة الأكثر حميمية بتفاصيل العمل اليومي. يؤدي هذا أيضًا إلى زيادة كفاءة مكان العمل ويساعد على المساهمة في تطويرهم الشخصي
كيف يجب أن تفوض؟
لا يجب أن يكون التفويض كل شيء أو لا شيء. هناك عدة مستويات مختلفة من التفويض ، ولكل منها مستويات مختلفة من استقلالية المندوب وإشراف المفوض.
مجالات الاستقلال
غالبًا ما يتحرك الأشخاص في جميع أنحاء هذه المجالات أثناء عملية التفويض. يجب أن يكون هدفك هو نقل المفوض إلى أحد المجالات الثلاثة الخارجية ، اعتمادًا على المهمة التي يتم تنفيذها. تأكد من مطابقة مقدار المسؤولية مع مقدار السلطة. افهم أنه يمكنك تفويض بعض المسؤولية ، لكن لا يمكنك تفويض المسؤولية النهائية. من المسئول عن هذا معك!
حفظ السيطرة
يجب أن يكون المفوض على علم بالمعلومات ذات الصلة من أجل تنفيذ المهمة بنجاح. من المهم أن تأخذ الوقت الكافي لشرح سبب اختيارهم للوظيفة ، وما هو متوقع منهم أثناء المشروع ، والأهداف التي حددتها للمشروع. يجب أن يكون لديهم أيضًا فهم واضح لأي جداول زمنية ومواعيد نهائية ، بالإضافة إلى الموارد التي يمكنهم الاعتماد عليها. من الأفضل العمل معًا لوضع جدول زمني لتحديثات التقدم والأحداث الرئيسية. ستحتاج إلى التأكد من أن عضو الفريق يعرف أنك تريد معرفة ما إذا كانت هناك أية مشكلات وأنك متاح لأي أسئلة أو إرشادات مطلوبة مع تقدم العمل.
نعلم جميعًا أنه بصفتنا مديرين ، لا ينبغي أن ندير بشكل دقيق. ومع ذلك ، هذا لا يعني أنه يجب علينا التخلي عن السيطرة تمامًا. في التفويض الفعال ، علينا أن نجد التوازن الصعب بين إعطاء مساحة كافية للأشخاص لاستخدام قدراتهم ، مع الاستمرار في المراقبة والدعم عن كثب لضمان إنجاز المهمة بشكل صحيح وفعال. تتمثل إحدى طرق تشجيع النمو في طلب الحلول الموصى بها عندما يأتي المندوبون إليك ولديهم مشكلة ثم مساعدتهم في استكشاف تلك الحلول والتوصل إلى قرار
أهمية القبول الكامل
خصص وقتًا كافيًا لمراجعة دقيقة لأي عمل مفوض تم تسليمه لك. إذا كان ذلك ممكنًا ، فاقبل الجودة الجيدة والعمل الكامل الكامل. إذا قبلت العمل الذي لم تكن راضيًا عنه ، فلن يتعلم عضو فريقك القيام بالمهمة بشكل صحيح. الأسوأ من ذلك ، أنك تقبل مشروعًا جديدًا ربما تحتاجه لإكماله بنفسك. لا يؤدي هذا إلى تحميلك الزائد فحسب ، بل يعني أنه ليس لديك الوقت للقيام بعملك بشكل صحيح.
بالطبع ، عندما يتم إرجاع العمل الجيد إليك ، تأكد من تقدير الجهد ومكافأته. كقائد ، يجب أن تتدرب على مدح أعضاء فريقك في كل مرة تتأثر بما قاموا به. سيقطع هذا الجهد من جانبك شوطًا طويلاً نحو بناء الثقة بالنفس لدى أعضاء الفريق وكفاءتهم الآن وفي المستقبل.
خاتمة
تذكر ، لتفويض المهام بشكل فعال ، واختيار المهام المناسبة لتفويضها ، وتحديد الأشخاص المناسبين لتفويضهم ، والتفويض بالطريقة الصحيحة. هناك الكثير لهذا ، لكنك ستحقق أكثر من ذلك بكثير بمجرد تفويضك بفعالية!
المحدثة حديثًا ورشة عمل إدارة الوقت المزيد حول كيفية تفويض المهام وإدارتها. قم بالتنزيل اليوم وابدأ في تدريب شركتك!
المحدثة حديثًا ورشة عمل إدارة الوقت المزيد حول كيفية تفويض المهام وإدارتها. قم بالتنزيل اليوم وابدأ في تدريب شركتك!
العلامات: تدريب الشركات ، المناهج التعليمية تفويض ، تدريب المهارات الشخصية ، إدارة الوقت